Referenzbericht der Grupo Pozuelo & Pro

Fertigung: Microsoft Dynamics AX

Geschäftsanforderungen

Der Snackhersteller Grupo Pozuelo & Pro entstand 1997 aus einem Zusammenschluss der Unternehmen Café La Proveedora und Krakis. Die Gruppe ist heute einer der drei größten Snackhersteller in Costa Rica und profitiert von den Produktreihen sowie der Marketing- und Produktionserfahrung beider früherer Unternehmen. Außerdem exportiert die schnell wachsende Gruppe ihre Produkte in ganz Zentralamerika sowie in die Karibik, nach Europa und in die USA.

Die vielen angebotenen Marken und die hohe Anzahl der Länder, in denen die Gruppe tätig ist, wurden in zwei getrennten Systemen verwaltet, die von den zusammengelegten Geschäfts-, Fertigungs- und Finanzabteilungen verwendet wurden. Im Jahr 2008 legte die Gruppe eine Strategie fest, um ihre Systeme zu konsolidieren und zu erweitern.

Der Umfang dieses Projekts war beachtlich und komplex, da es zwölf Abteilungen umfasste und in nur einer Phase implementiert werden sollte. Geschäftsbezogene Datenprozesse mussten schneller und agiler werden. Die ausgewählte Lösung sollte die Bereiche Kostenbuchführung, Personalverwaltung, Einkauf, Lager, Fertigung, Vertrieb, Marketing, Buchführung und Finanzmanagement, interne Audits sowie Informations- und technischen Support unterstützen. Zudem sollte sie für Endnutzer im Alltag einfach zu verwenden sein und die Qualität der Organisationsprozesse und Managementinformationen verbessern.

Um einen Einblick in dieses umfassende Projekt zu erhalten, skizzierte der Kunde das Prozessvolumen und die geschäftlichen Anforderungen vieler Abteilungen im Hinblick auf den Aufgabenumfang:

• Kostenrechnung: Es wurde ein Tool benötigt, um die Kosten oder Hochrechnungen für neue Rezepte und Prozessveränderungen zu schätzen, Optionen zu vergleichen und Entscheidungen zu ermöglichen; um Standortinformationen zu erfassen und somit Produktionskosten besser analysieren zu können; um die Nachverfolgbarkeit nach Charge, Rohmaterialien und fertigen Endprodukten zu ermöglichen; um die Kosten für die Chargenproduktion zu kontrollieren; und um statistische Prozesse zu kontrollieren.
• Personalverwaltung: Die Teams benötigten ein System, das die Gehaltsabrechnung mit der Fertigung verknüpft, die Verwaltung der Arbeitstage und der zugehörigen Kosten ermöglicht, verschiedene Arten der Gehaltsabrechnung unterstützt und automatisch vordefinierte Zahlungen generiert, wenn die Gehaltsliste geschlossen wird.
• Fertigung: Ganz oben auf der Liste stand eine sofortige Übersicht über die Kosten in Bezug auf Roh- und Verpackungsmaterialien, um Produktionsaufträge einfacher abschließen zu können. Außerdem war ein verbesserter Einblick in die Lagerverfügbarkeit gewünscht, um die Planung zu optimieren und Kostensenkungen sicherzustellen.
• Lager: Dieser wichtige Bereich von Pozuelo & Pro erforderte eine perfekte Kontrolle der Mindest- und Höchstausgänge, der Klassifizierung und der Verfügbarkeit von Lagerposten. Ein vollständig flexibles System sollte über eine Lagerüberwachung verfügen und Artikel für die Fertigung bereitstellen, Aufträge auf einfache Weise erstellen, einen sofortigen Snapshot zu angebotenen Produkten bieten, Rabatte und Rechnungsberichte für jeden Zeitraum verwalten, Rechnungen und Belege für andere Geschäftsbereiche exportieren, Lagereingänge automatisieren, die Lagerüberwachung, Managementprozesse verbessern und eine aktuelle Liste von Lieferanten pflegen.
• Vertrieb und Export: Der Zugriff auf Umsatzhistorien nach Kunden oder Produkt, die Verfügbarkeit von Rechnungs- und Exportbelegen, die Live-Rückverfolgbarkeit von Verkaufsaufträgen und ein verringerter Kontrollprozess sowie Umsatzprognosen zur Verbesserung der Produktionsplanung waren besonders wichtig für dieses Team.
• Buchführung: Eine Priorität war die Eliminierung oder Verringerung von Diskrepanzen bezüglich des Lagers, die Vereinfachung der Kostenstruktur, Lagerkostenanalysen, Umsatzprognosen, wichtige Informationen zu Gesetzen, welche das Unternehmen beeinflussen könnten und schließlich eine Reihe doppelter Prüfungen, um zu vermeiden, dass eine Aufgabe fortschreitet, ohne das frühere Schritte angeschlossen wurden; und
• Finanzen: Diese Abteilung hatte die Aufgabe, innerhalb der ersten drei Tage jedes Monats Bilanzen zu erstellen; außerdem spielte die Automatisierung der Finanzdokumentation bezüglich Rechnungsstellung, Lager, Verbindlichkeiten und Forderungen, Einkauf und Fertigung sowie der Erhalt und die Interpretation von aktuellen und verlässlichen Informationen aus allen Geschäftsbereichen eine wichtige Rolle für diese Abteilung.

Lösung

Das Unternehmen wählte Microsoft Dynamics AX 4.0 und den Microsoft IT-Partner AlfaPeople aus, um eine Lösung zu implementieren, welche im Laufe der Entwicklung fortgeschrittener und effizienter Prozesse die Rentabilität verbessern würde. Die Lösung sollte die internen Entscheidungsfindungsprozesse vereinfachen, indem sie die Informationsanalyse in agiler und zeitnaher Weise ermöglicht. Sie sollte außerdem flexibel und anpassbar genug sein, um sich mit der Zeit weiterzuentwickeln, mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und der Möglichkeit, jederzeit umfassend gesichert werden zu können.

Im Alltag sollte die neue Infrastruktur das Unternehmen dabei unterstützen, die gebotenen Vorteile, einschließlich der Prozessverbesserungen, sofort zu nutzen, um eine bessere Kontrolle über die Fertigung zu ermöglichen, das Tagesgeschäft zu fördern statt zu bremsen, eine agile und einfache Prozessautomatisierung in der Finanz-und Fertigungsabteilung sowie im Lager zu schaffen und hochqualitative Betriebsinformationen zu erzeugen. Johny Prieto, TI bei Pozuelo & Pro sagt: „Dank der Erfahrung von AlfaPeople konnten wir ein System entwickeln, dass es uns erlaubt, unser Unternehmen besser zu steuern. Neben anderen Vorteilen haben wir unsere Kosten verringert und eine effektivere Lagerverwaltung erreicht.”

Während der Test- und Implementierungsphasen von Microsoft Dynamics AX wurden ‘Process Leaders’ ermittelt und als Super User ausgewählt, um sicherzustellen, dass das Endnutzertraining ein koordinierter und gut organisierter Teil der Implementierung war.

Vorteile

Zugriff auf Echtzeitinformationen

Durch das neue System wurde der Lagerumschlag von Rohmaterialien akkurater, was eine wichtige Rolle für einen Konsumartikelhersteller mit dem Umfang und der Größe von Pozuelo & Pro spielt. Es unterstützte den Entscheidungsfindungsprozess, indem es Betriebsteams und dem Unternehmensmanagement die Möglichkeit gab, bei Bedarf auf einfache – und schnelle – Weise auf Informationen zuzugreifen und diese zu analysieren. Luis Montecinos, Technical Support des Unternehmens erläutert: „Das System war für jedermann einfach zu verwenden, verbesserte unsere Geschäftsinformationen und sorgte für einen besseren Informationsfluss.”

Erhöhte Rentabilität

Die Rentabilität konnte durch effizientere und effektivere Geschäftsprozesse und -informationen sowie durch den ROI, den die effiziente Implementierung von Microsoft Dynamics AX erzeugte, deutlich erhöht werden. Im Rahmen des Projekts wurden bessere Kontrollen eingeführt, und die erforderlichen Berichten wurden präziser und schneller erzeugt. Insbesondere wurden der Output und die Kommunikation zwischen der Fertigung, dem Lager und der Buchhaltung sowie der Finanzverwaltung deutlich verbessert.

Präzise Prozesse und Planung

Die Konsolidierung der beiden vorherigen Systeme und die Automatisierung der zahlreichen internen Prozesse der einzelnen Abteilungen – und der Prozesse zwischen den Abteilungen – waren die wichtigste Projektziele für AlfaPeople. Ein klares Beispiel hierfür ist die Verwaltung und die Lagerung fertiger Snackprodukte. Chargen müssen schnell umgeschlagen werden, um zu verhindern, dass Produkte ihre Konsistenz und ihren Geschmack verlieren. Da das Unternehmen nun über präzisere Bestände verfügt, konnten die Auswirkungen betrieblicher und finanzieller Fehler und Verluste deutlich verringert werden.