Referenzbericht der Autogermana

Distributor
Microsoft Dynamics CRM

„Dank des Projekts von AlfaPeople verfügen wir über synchronisierte Daten, was die manuellen Prozesse verringert, die Ressourcennutzung optimiert und somit einen verbesserten Kundenservice gewährleistet.”

Juan Manuel Zuleta, CRM Coordinator

Geschäftsanforderungen

Autogermana ist die offizielle Vertretung der BMW-Gruppe in Kolumbien. Das Unternehmen verfügt über ein eigenes Händlernetzwerk sowie über 15 Verkaufsstellen in größeren kolumbianischen Städten, wie z. B. Bogota, Cali, Medellin, Barranquilla, Santa Marta, Cartagena, Pereira, Eje Cafetero, Bucaramanga, Ibagué und Villavicencio, wo die neuesten Fahrzeugmodelle gezeigt werden.

Außerdem bietet das Unternehmen 15 Kundenservicestellen, um seinen Kunden einen persönlichen Service zu bieten. Die BMW-Servicestelle in der Straße 200 ist die größte Servicestelle in Lateinamerika.
Autogermana suchte eine Lösung, um lhre CRM Lösung und lhr vertikale ERP -Automobilsoftware zu integrieren. Das Unternehmen versuchte, ein internes Entwicklungsprojekt mittels Webservices umzusetzen, allerdings schlug dieses Projekt fehl, da es nicht den gewünschten Umfang erreichen konnte. Deshalb wurde die Entscheidung getroffen, die Integration mittels eines Tools zu vereinfachen.
Auf diese Weise gelang es dem Unternehmen, einfach zu bedienende Lösungen zu integrieren und eine gute Konfiguration zu erreichen.

Dieser Prozess wurde in mehreren Phasen ausgeführt: In der ersten Phase wurde validiert, wie das ERP-System seine Services anzeigt. Diese Daten wurden wiederum von den ERP-Vertretern geprüft, um sicherzustellen, dass die Regeln der Integration bezüglich der beiden Lösungen eingehalten wurden. Anschließend wurde die Business- Integrationslösung implementiert, um Verbindungen zwischen der Geschäftsprozesssoftware und dem Technikbereich aufzubauen.

Das Projekt war aufgrund des Zeitverlusts bei der Datensynchronisierung erforderlich, da Daten zu Umsätzen, After-Sales-Services, Auftragsmanagement, Rechnungsstellung und Bestandsmanagement manuell von einem System zum anderen (von CRM zu ERP und umgekehrt) übertragen werden mussten.
Dieses Projekt wurde von einem Team ausgeführt, das für die Eingabe von Daten in das CRM-System verantwortlich war und diese Daten manuell in das Rechnungssystem (ERP) übertrug.

Dabei traten viele Probleme auf, einschließlich manueller Eingabefehler und des Verlusts der Sichtbarkeit von Kundenaktivitäten (Einkauf, zugehörige Fahrzeuge, Daten aus der KFZ-Reparaturwerkstatt usw.). Mitten in diesem Prozess wurde ein Bedarf an Integration erkennbar, um die Dauer der Suche nach Informationen in verschiedenen Datenbanken sowie die Zeitaufwände der Mitarbeiter zu senken.
Es gab auch noch ein weiteres Problem in Bezug auf CRM: Es waren keine Umsatzdaten vorhanden, da dieser Prozess im ERP-System ausgeführt wurde, was die Analyse von Kundendaten verhinderte. Dieses Problem sollte unverzüglich gelöst werden, um optimale Marketing- und Kundenservicekampagnen erstellen zu können.

All diese Pläne stammten vom Management, um den Zeitaufwand der Person, die für diesen Datentransfusionsprozess verantwortlich war, zu verringern. Das Ziel bestand darin, die manuellen Aufwände zu beseitigen und die Zeit effizienter zu nutzen. Außerdem sollten Daten durch das Hochladen von einheitlichen Kundendaten und eine 360°-Sichtbarkeit sofort verfügbar sein, während die Suche in verschiedenen Systemen vermieden wurde.

Lösung

Autogermana benötigte eine Lösung, welche den bidirektionalen Datentransfer zwischen dem ERP- und dem CRM-System bereitstellt und dabei die Datenintegrität sowie die Verarbeitungsfähigkeit schützt, um Prozesse bezüglich des Account- und Auftragsmanagements und des Werkstatt- und Lagermanagements sowie die Aktualisierung des Rechnungsmanagements für CRM-Nutzer in der Verwaltung und ERP-Nutzern aus der Werkstatt zu ermöglichen.

Autogermana verfügt nun über eine Enterprise Datenbank auf der Grundlage von Dynamics CRM, das die ERP- und CRM-Systeme in Echtzeit aktualisiert. Auf diese Weise konnten Eingabefehler und die mehrfache Verarbeitung von Daten eliminiert und das fehlende Vertrauen in die Glaubwürdigkeit der beiden Systeme sowie die fehlende Datensynchronisierung wieder hergestellt werden.

Zusätzlich erhielten über 80 Mitarbeiter Zugang zu den Daten über eine Webseite, was die Reichweite ihrer Prozesse vergrößert. Die so erzielte Konnektivität wurde von Microsoft und dem Unternehmen, das den Bereich Vertical Automotive auf drei Kontinenten anführt, bekräftigt. Das System soll auf die gesamte Region Lateinamerika ausgeweitet werden.

Die Lösung verarbeitet im Laufe eines Tages ca. 1000 Datensätze und bietet eine umfassende Synchronisierung zwischen verschiedenen Anwendungen. Auf diese Weise werden Eingabeaufwände sowie Fehler, die bei der Transkription von Informationen auftreten können, vermieden.

Vorteile

Erhöhte Prozessagilität

Dank des Integrators erfolgt die Kommunikation zwischen den beiden Systemen (CRM und ERP) in Echtzeit, sodass manuelle Zeitdateneingaben nicht länger erforderlich sind und der Prozess durch die Integration dieser beiden Datenbanken effizienter und schneller ausgeführt werden kann.

Datenkonsolidierung

Durch die Sichtbarkeit von Daten in einer integrierten CRM-Lösung und in einem Webportal werden Transkriptionsaufwände eliminiert und der Zeitaufwand verringert. Es ist nicht länger erforderlich Daten in zwei verschiedene Systeme einzugeben.

Auf diese Weise bleiben die Kontrolle über die Daten sowie ihre Integrität erhalten. Die Lösung wird für Vertriebs-, Pot-Sales-, Verwaltungs- sowie andere Prozesse eingesetzt.

Effizienter Zugriff auf Daten

Dank der einfach zu bedienenden Lösung und der integrierten Oberfläche ist es ganz einfach, Daten für alle Nutzer bereitzustellen. Der Nutzer muss nicht länger ein Experte sein. Sie suchen nur noch innerhalb der Lösung und erhalten alles, was Sie benötigen.