Grupo Pozuelo & Pro

Manufactura
Microsoft Dynamics AX

«Con la experiencia de AlfaPeople, hemos logrado desarrollar un sistema que nos permite mantener un mejor control sobre nuestra empresa. Hemos reducido los costos y logrado una gestión más eficiente del inventario, entre otros beneficios.»

Johny Prieto, IT at the Pozuelo & Pro

Necesidades del Negocio

El gigante de los bocadillos, Grupo Pozuelo & Pro, se formó en 1997 mediante la fusión de las empresas Café La Proveedora y Krakis. Actualmente es una de las tres compañías principalesde bocadillos en Costa Rica, el grupo se beneficia de una cartera de productos, y experiencia en mercadeo y producción, de las dos empresas combinadas. El grupo se mueve rápidamente, exportando y vendiendo sus productos a través de Centroamérica, el Caribe, Europa y los EE.UU.

El volumen total de las marcas comercializadas y los países en donde opera el grupo sí fueron apoyados por dos sistemas heredados separados para los departamentos comerciales, de producción y de contabilidad. En el 2008, el grupo diseñó una estrategia para consolidar y mejorar sus sistemas.

El alcance del proyecto era importante y complejo, ya que implicaba una implementación en doce departamentos llevada a cabo en una sola fase. Los procesos de información comercialmente sensibles necesitaban ser más rápidos y más ágiles. Apoyar a la Contabilidad de Costos, Recursos Humanos, Oficina de Compras, Almacén, Producción, Ventas, Marketing, Contabilidad y Gestión Financiera, Auditoría Interna, Información y Soporte técnico, la solución elegida ha de ser fácil para los usuarios finales para operar sobre una base diaria, mejorar la calidad de los procesos de organización y gestión de la información.

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Para poder observar la naturaleza compleja del proyecto, el cliente compartió el volumen de procesos y las necesidades de muchos de los departamentos dentro del ámbito laboral:

  • La Contabilidad de Costos: Una herramienta necesaria para estimar los costos o proyecciones para nuevos cambios en el proceso, con el fin de comparar las opciones y permitir decisiones; capturar información de la planta para un mejor análisis de los costos de producción; proporcionar trazabilidad por lotes, materia prima y producto terminado; el control de costos de producción en masa; y el control estadístico de procesos;
  • Recursos Humanos: El equipo requería un sistema que una a la planilla y a la producción; ayudar a controlar la jornada de trabajo y sus costos; manejar varios tipos de planilla; y al cerrar la hoja de planilla, generar automáticamente algunos pagos predeterminados;
  • Producción: A la cabeza de la lista, se encontraba la disponibilidad inmediata de los costos involucrados, tanto para las materias primas como para envases, para completar los pedidos de producción; y un mejor conocimiento de la disponibilidad de inventario lo cual mejoraría la planificación, y garantizaría la reducción de costos;
  • Bodega: Esta área vital de Pozuelo & Pro tenía que tener un control perfecto de salidas máximas y mínimas; la clasificación y la disponibilidad de los artículos del inventario. Un sistema totalmente flexible debe tener el control de inventario y entregar los artículos a través de la producción; crear órdenes fácilmente; tener una imagen Inmediata de productos disponibles para la venta; gestionar descuentos e informes de facturación para cada período; facturas de exportación y documentos a otras áreas de negocio; automatizar las entradas a la bodega, mejorar los procesos de gestión de control del mismo; y, finalmente, mantener una lista actualizada de los proveedores;
  • Ventas y exportaciones: El acceso al historial ventas por cliente o por producto; la disponibilidad de documentos de facturación y exportación; seguimiento activo de las ventas y la reducción de los procesos de control; y las proyecciones de ventas para mejorar la planificación de la producción eran vitales para este equipo;
  • Contabilidad: Un proceso de prioridad fue la eliminación o reducción de las discrepancias en los inventarios; la simplificación de la estructura de costos; el análisis de costos de inventario; las proyecciones de ventas; información vital acerca de las leyes que podrían afectar las operaciones de negocios; y, finalmente, una serie de chequeos y balances que no permitirá que una tarea avance sin haber completado los pasos anteriores; y
  • Finanzas: La responsabilidad del departamento era generar estados financieros en los tres primeros días de cada mes; automatizar el registro de facturación, inventarios, cuentas por cobrar y por pagar, niveles de compras y de producción; y recibir e interpretar la información oportuna y fidedigna desde todas las áreas comerciales.

Solución

La compañía eligió al socio de IT Microsoft, AlfaPeople y Microsoft Dynamics AX 4.0, para diseñar una solución que mejorara la rentabilidad a través de la creación de procesos avanzados y eficientes. Debe facilitar los procesos de toma de decisiones internos creando un análisis de la información ágil y oportuna. También tenía que ser lo suficientemente flexible y adaptable para que evolucione con el tiempo, con una interfaz amigable, y la capacidad de guardar una copia completa de seguridad, en cualquier momento.

A un nivel práctico del día a día, la nueva infraestructura permitirá a la empresa notar los beneficios de inmediato, incluyendo los procesos mejorados, permitiendo un mejor control de la producción, lo que permite el funcionamiento diario de la empresa, haciendo ágil y sencilla la automatización de los procesos en los departamentos financieros, en la producción, en el inventario y en la producción de una alta calidad de información empresarial. Johny Prieto, informático en Pozuelo & Pro dijo: «Con la experiencia de AlfaPeople, hemos logrado desarrollar un sistema que nos permite mantener un mejor control sobre nuestra empresa. Hemos reducido los costos y logrado una gestión más eficiente del inventario, entre otros beneficios”. Durante las fases de implementación y prueba de Microsoft Dynamics AX, fueron identificados y seleccionados «Líderes de Proceso» para convertirse en superusuarios, asegurando que la formación del usuario final sea una parte coordinada y directa de la implementación.

Beneficios

Full Microsoft Office 365integration

Microsoft Dynamics AX integrates with the Microsoft Office 365 product, which is an essential piece of for software conducting Ahlers’s daily business. Simple tasks like exporting customer data to Excel spreadsheets and analysing it has become easier, instead of a barrier to working. Standard features like sorting and filtering that data really enables and provides tangible improvements to all the various internal business processes.

“We are continually moving our IT into the Windows world, with the familiar and uniform operability and integration with applications such as Word, Excel, PowerPoint and Outlook in place, which also presents numerous advantages for our employees.” Uwe Dubbert, Ahlers Managing Director & CIO

360-degree supply chain usability

A tangible benefit with this ERP software is that it enables customers, vendors or other external users efficiency and greater visibility, with access to the system. Requests like real-time delivery status, inventory positions or purchase orders are possibly more quickly and easily. As expected, the access provided to these groups is limited and role based, so that Ahlers can manage and facilitate a secure business portal. This powerful way of working makes it easy to share information or operate transactions, no matter the time of day or location in the world.

Planning for the future

It’s a challenge for any competitive and ambitious business today: to devise, implement and derive benefit from a technology solution which is flexible and adaptable to potential changes and for what the future may bring. Microsoft Dynamics AX is delivering value to the business more quickly than ever before. It allows Ahlers to concentrate on innovative improvements and scenarios which will deliver both dramatic results in terms of return on investment and transformative growth, knowing that it’s backed up by a genuinely useful, flexible, scalable and stable cloud technology made up of a combination of first-rate design, performance, functionality and delivering ease of use.

Historias de Éxito de Clientes

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