Fosis

Sector Público
Microsoft Dynamics AX

Necesidades del Negocio

El Fondo de Solidaridad e Inversión Social (FOSIS) forma parte del Ministerio de Desarrollo Social del Gobierno de Chile. Creado en 1990, tiene el cometido de apoyar a las personas pobres y extremadamente vulnerables para mejorar su calidad de vida, asegurando su mayor protección social e inclusión económica. Con un presupuesto de más de 50 millones de pesos chilenos, diseña e implementa programas de Emprendimiento, Trabajo y Desarrollo social que ayudan a alrededor de 120.000 personas de 15 oficinas regionales y 20 oficinas provinciales.

Con un amplio número de oficinas repartidas por todo el país, FOSIS comenzó a buscar la próxima generación de soluciones tecnológicas integradas para apoyar su trabajo, reducir el número de procesos individuales y permitir que se convierta en una organización más eficaz, coordinada y exitosa. Estos objetivos forman parte de la misión definida de gestión, el cual es crear: «Estrategias de última generación para superar la pobreza y la vulnerabilidad de los individuos, familias y comunidades, y contribuir a reducir las desigualdades en formas innovadoras y participativas».

Con sólo una nueva solución tecnológica se podría reducir el número de sistemas internos en uso, así como los costos de mantenimiento y soporte asociados, generar informes personalizados y una mejor gestión de la información. Es parte de un proyecto mucho más grande que involucra Activos Fijos en Fase A y fin en el 2018, con la plena implementación de todos los procesos de negocio y funciones administrativas en la Fase B.

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Un requisito clave en este proyecto es que la tecnología elegida podría aportar información desde cualquier lugar, la clasificación de los activos, los individuos y las familias, así como el lugar donde viven, el estudio y el trabajo, con el fin de construir una base de datos central exacta de las personas que FOSIS apoya y sus activos.

Una Fase A implicaría los activos fijos de la institución, códigos de control de inventario, control de la ubicación y la asignación de las personas responsables. Un sistema de gestión de documentos sería fundamental para realizar un seguimiento de la ejecución de lo que se convertiría en procesos activos estandarizados. Tenía que ser actualizable y preparado para el futuro conforme evolucione la organización, hosting información que pueda ser utilizada en cualquier lugar, en cualquier momento.

Solución

Debido al trabajo crítico que lleva a cabo FOSIS para los ciudadanos de Chile, se decidió buscar una solución virtual de un proveedor internacional respetado. Su elección final, Microsoft Dynamics AX, junto con su socio informático AlfaPeople, se adaptó a sus necesidades específicas, proporcionando una solución rápida para establecer en la organización, proporcionar flexibilidad y un modelo de apoyo excelente. También tenía que ser capaz de operar internamente con los sistemas de gobierno, garantizar el cumplimiento según normativas establecidas por la Contraloría General de la República (IPSAS), la cual es responsable de supervisar el uso de los activos del sector público. Con una interfaz fácil de usar, sería crucial integrar y unificar con Microsoft Dynamics CRM, con el fin de apoyar todos los procesos comerciales y la organización total en el largo plazo.

La implementación de la solución ERP, Microsoft Dynamics AX, en la Fase A, se iba a gestionar en cuatro etapas y generaría información para apoyar la eficiente toma de decisiones por parte del equipo de gestión. Los usuarios podrán acceder a la información de todos los activos buscando por cantidad, ubicación e historia. Añadiendo un valor significativo a las operaciones de FOSIS, cada activo puede tener un código de barras único, generado automáticamente, para crear una identificación y ayuda más precisa. En la primera etapa de la Fase A, sería posible un mayor control y cifras financieras sobre cualquier depreciación y gastos de activos fijos y su estado actual, todo estructurado dentro de las categorías definidas de manera flexible y disponible en el sistema de contabilidad SIGFE.

Beneficios

Información detallada que apoya el control de los activos fijos

Microsoft Dynamics AX proporciona a FOSIS con la información detallada de los activos, incluyendo la suma total proporcionada por cada grupo, que ahora está a disposición de Contabilidad y asegura como resultado mecanismos de control sólidos.

La unificación de código y de gestión de código

Con el diseño y la definición de los procesos que ha establecido AlfaPeople, FOSIS es ahora capaz de unificar y generar los códigos de la totalidad de los grupos de cada activo. Del mismo modo, con Microsoft Dynamics AX, FOSIS puede gestionar un único código para el manejo de inventario de cada activo, incluyendo códigos de barras individuales si es necesario.

Asignación de activos

FOSIS ahora tiene el control completo sobre la asignación de los activos fijos utilizando Microsoft Dynamics AX. El registro de las asignaciones, la ubicación y las personas a cargo de los activos fijos se encuentra inmediatamente disponible a nivel central, regional y provincial.

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