Aguas de Manizales

Sector Público
Microsoft Dynamics AX

Necesidades del Negocio

La empresa de servicios públicos Aguas de Manizales SA, fue fundada en Colombia en 1996 con una competencia de conservar y asegurar el uso sostenible de recursos humanos usando tratamientos de purificación de agua, saneamiento del agua, cuencas hidrográficas y otros procesos tecnológicos. Hoy en día, realiza la tarea de suministrar servicios a más de 100,000 viviendas en el país y además invierte en el desarrollo de aspectos económicos, sociales y culturales de la región. Como parte del programa de Responsabilidad Corporativa, Aguas de Manizales ayuda con la preservación de los bosques locales y plantaciones forestales, así mismo sosteniendo los ecosistemas naturales y la vida silvestre del país.

Se destacaron algunas brechas en un crecimiento reciente del desarrollo de la empresa en el nivel y calidad de la información mantenida dentro del negocio, así como mejoras potenciales identificadas en la eficiencia operativa. Aguas de Manizales y su departamento TI decidieron actualizar la plataforma de tecnología existente, Planificación de Recursos Institucionales (PRI) Amerika.

En ese momento, la solución no era un rendimiento constante a través del negocio. Se requerían de diferentes plataformas y arquitecturas para ejecutarlo y se usaban soluciones de terceros que en conjunto no estaban lo suficientemente integradas de manera adecuada. Se tenían que dirigir asuntos como la duplicación de operaciones, ineficiencias del proceso o información incorrecta o faltante.

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Los objetivos de la actualización eran tres:

  • Mejores operaciones de negocios de soporte y decisiones de gestión tanto a nivel estratégico como a nivel táctico, al usar servicios y soluciones de tecnología más avanzada que pueden suministrarle información a la empresa en tiempo real.
  • Eficiencia operativa mejorada a través del ciclo de vida total del negocio, desde adquisiciones, control de presupuestos, contabilidad y finanzas hasta almacenaje.
  • Brindar una variedad de herramientas complementarias dentro de un único sistema, con el fin de rastrear y controlar los procesos asociados con gastos y presupuestos a través del negocio.

Solución

Después de una revisión interna terminada en junio de 2014, se creó un RFP y se evaluó una preselección de las soluciones tecnológicas de Oracle, Seven y Microsoft. Aguas de Manizales eligió a Microsoft Dynamics AX, en parte debido a la integración al Presupuesto Público, el cual es la solución vertical en el sector de AlfaPeople, un socio de Microsoft. Otro factor era la propuesta de AlfaPeople de un ROI referencial, donde se brindaban variables y gastos proyectados al cliente en tiempos normales durante el proyecto.

La entrega del proyecto se dividió en dos fases. La primera fase implicaría los procesos financieros, incluyendo módulos en el Libro Mayor, Activos Fijos, Gestión Bancaria, Cartera, Tesorería y Contabilidad de Costos. También incluiría el Presupuesto Público incluyendo Proyectos y Contratos, Suministros, y Recursos Humanos. El elemento más complejo de esta fase era el Presupuesto Público, un módulo creado para manejar o controlar la cadena de presupuestos total de la organización, que necesitaba adaptarse y responder a prisa a cualquier cambio gubernamental en la regulación de la industria. La segunda fase era incluir actividades incluyendo Facturación, Ventas y Mercadeo, Proyectos y SSAC (Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad).

La solución sería una plataforma unificada, mediante Microsoft Dynamic AX, para agregar valor y apoyar todas las áreas de actividades de negocios y sus necesidades. El departamento de TI fue designado como el equipo de gestión de proyectos y Gestión Financiera como el patrocinador y regulador del proyecto en general.

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Como el sistema PRI de Aguas de Manizales, Microsoft Dynamics AX necesitaba proporcionar una integración nativa con la arquitectura tecnológica actual, incluyendo SQL Server, herramientas colaborativas de Microsoft como Outlook y Office 365 así como Microsoft SharePoint.

La experiencia de AlfaPeople en ayudar a empresas para mejorar considerablemente la gestión de procesos complejos en el sector público salió a la luz, ya que el resumen también incluía automatizar una cantidad de procesos de soporte existentes. Muchos de ellos utilizaban macros y plantillas en Excel, los cuales no podían brindar un control y visibilidad de la información. Era necesaria una automatización fácil de usar para mejorar y asistir el crecimiento rápido de la organización. En ninguna otra área era más imprescindible esta automatización que para el SSAC, el cual cubría e implementaba el ‘programa de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo’ y aseguraba que la empresa se adhiera a la ley ambiental colombiana, ‘Decreto 1443’.

Beneficios

Flujos de proceso altamente avanzados

La nueva herramienta sofisticada y efectiva basada en Internet Microsoft Dynamics AX habilita controles del proceso y control de gastos asociados a las actividades a través de todos los flujos del proceso de la empresa dentro de Aguas de Manizales.

Mejorar la eficiencia para el crecimiento de soporte

Una eficiencia operativa mejorada en las áreas de planeamiento de compras, control presupuestario, logística y control financiero y contable habilitó un análisis de rentabilidad más preciso y veloz.

Empoderar la autonomía de usuario

Una solución de plataforma única brindó soporte importante a las actividades y las funciones de gestión de Aguas de Manizales. Creó una mejor eficiencia operativa diaria a través de procesos de negocios integrados, en tiempos reales y automatizados, y finalmente más autonomía para los usuarios.

Historias de Éxito de Clientes

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