AACD

Servicio al Cliente y Ventas
Dynamics 365

«Toda la recaudación de fondos estaba escentralizada, con cada área con su propia base de datos de contactos y su historial de cobranza, lo que dificultaba mucho identificar qué canales utilizó un donante en específico.»

Necesidades de la Empresa

Desde 1950, la AACD (Asociación para la Asistencia de Niños Discapacitados) es una institución privada sin fines de lucro. Es referente en el tratamiento de personas con discapacidades de alta complejidad, la AACD se ha convertido en un centro de excelencia para doctores, terapeutas y profesores, teniendo más de 2.000 colaboradores y cientos de e voluntarios.

Además, a la institución pertenece el centro de diagnóstico AACD, el centro médico y el centro de terapias que complementan su infraestructura, asegurando la calidad y excelencia para clientes con planes de salud públicos y privados. La inversión en estas áreas es una solución para revertir el escenario de crisis que impacta directamente en la cantidad de donaciones recibidas en los últimos años. Para conservar esta estructura, el presupuesto de la AACD está compuesto por las ganancias generadas a través de sociedades, tiendas de segunda mano, donaciones por personas naturales y entidades legales, colectas de la TELETON, hospital AACD, exámenes particulares y planes de salud y también por productos bajo la marca AACD.

Microsoft donó las licencias necesarias a AACD. AlfaPeople estuvo a cargo de la implementación de sistema, donando cientos de horas de consultoría para que el proyecto pudiera ser completado. Los proyectos consistieron en la unificación de la operación de las áreas de recaudación de fondos en un solo sistema, creando una base de datos sólida de donantes (legales y personas naturales) donde es posible tener centralizada la historia de las interacciones de cada área con los donantes, creado oportunidades para incrementar dichas donaciones e impulsando el bienestar de los niños. Para tener éxito con esta implementación, AlfaPeople usó su metodología en el control de las fases, cambio de gobierno, mejoras prácticas y evaluación del riesgo.Leer más

Toda la recaudación de fondos estaba descentralizada, con cada área con su propia base de datos de contactos y su historial de cobranza, lo que dificultaba mucho identificar qué canales utilizó un donante en específico, resultando en acercamientos redundantes y demostrando falta de control en el proceso. La AACD estaba buscando un sistema de relaciones para centralizar las bases de datos, organizar la información de los donantes, historial de donaciones y crear una vista 360° de las interacciones y consolidado de los resultados por donador y el responsable del área.

Algunas características adicionales de la plataforma Microsoft 365 cubrirían otras necesidades de la AACD, como el proceso de trabajo y herramientas de alerta que proveerían automatización de las tareas y el proceso de adquisiciones. El centro de mando fue muy bien recibido, ya que provee una visión más precisa y en línea de los resultados tanto por el canal de adquisición como el área.

Una necesidad importante era maximizar el trabajo de los colaboradores e individuos. Contando con un sistema integrado de fácil uso, intuitivo y flexible que fuera la base para mejorar el proceso de recolección de fondos. El mayor desafío durante la implementación fue movilizar el equipo de trabajo. En AACD el equipo reducido y la cantidad de actividades diarias fueron los mayores retos. En AlfaPeople, las horas ofrecidas sin costo motivaron una campaña interna para estimular a los profesionales a donar horas al proyecto adicionales a su jornada laboral.

Solución

La AACD usó Microsoft Dynamics 365 para: centralizar la base de datos de los donadores para todas las áreas de recaudación de fondos, mejorar la relación con los donadores, lanzar campañas de email marketing para atraer más recursos y generar reportes y tableros de control para el monitoreo operacional y estratégico.

Muchos indicadores fueron creados, con énfasis en las sumas por donador. Con el módulo de campañas de Dynamics CRM, la AACD identifica la captura de nuevos donadores. Las peticiones de los donadores tienen especial atención con el módulo de servicios donde todas son registradas y cursadas. El módulo de ventas facilita el manejo de los donantes, atendiendo tareas como generación y manejo de facturas. La AACD está experimentando gran mejoría en sus tareas administrativas con Microsoft Dynamics 365.

El uso de la plataforma también beneficiará enormemente a las tiendas de segunda mano, a los voluntarios y a otros departamentos de AACD, enriqueciendo aún más la base de datos y centralizando toda la información en un único lugar.

Beneficios

Unificación de las áreas de recaudación de fondos

Permite una vista 360º de los fondos recaudados por área y segmento, incluyendo las personas naturales y entidades legales.

Visualización de la actividad histórica y acciones de las campañas

Las respuestas a las campañas sirven como indicadores de rendimiento de su rendimiento, lo que permite al usuario analizar su continuidad y cómo en el futuro éstas deben ser manejadas. Las respuestas positivas de la campaña se vuelven fondos para recaudar recursos para la AACD.

Agilidad en los procesos internos

Con las características nativas de Microsoft Dynamics 365, los procesos del equipo interno de la AACD se volvieron más ágiles y las áreas ganaron sinergia. Esto significa la perpetuación y amplificación de sus actividades, llegando a más familias y niños que necesitan este apoyo y competencias técnicas.

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