Interview mit Kai-Uwe Jahns

Julian Ludescher

Die Peene Werkstätten GmbH ist ein modernes und leistungsfähiges soziales Unternehmen. Das Unternehmen steht für Teilhabe und Integration von Menschen mit geistigen, psychischen und/oder mehrfachen Beeinträchtigungen.

Die Angebote zur Teilhabe umfassen die unterschiedlichsten Lebensbereiche und –phasen der Leistungsberechtigten. Angebote zur beruflichen Orientierung, Bildung und Tätigkeiten, um ins Berufsleben zu starten. Die Peene Werkstätten ermöglichen es den Menschen in vertrauter Umgebung selbstbestimmt zu wohnen.

Für die vielfältigen Anforderungen und Bedürfnisse gibt es Arbeitsplätze in den Werkstätten, Betreuungsplätze in den Tagesgruppen und ein gestuftes Wohnsystem.

Als Dienstleister und Zulieferer für Handel und Industrie, leisten die Mitarbeiter der Peene Werkstätten mit und ohne Handicap einen wichtigen und anerkannten Beitrag dazu, Aufträge, Produktionen und Arbeitsplätze in der Region zu halten.

AlfaPeople steht den Peene Werkstätten als Microsoft Dynamics Partner für die Betreuung und den Support der Microsoft Dynamics AX 2012 Anwendung zur Verfügung.

Herr Kai-Uwe Jahns, der Verwaltungsleiter der Peene Werkstätten GmbH, war so freundlich, uns einige Fragen zur Zusammenarbeit mit AlfaPeople zu beantworten.

Erzählen Sie uns doch kurz etwas über sich und die Peene Werkstätten.

Die Peene Werkstätten bestehen aus verschiedenen Einrichtungen. Wir betreuen und betreiben Werkstätten und Wohnstätten für ca. 300 Menschen mit Behinderung. Es gibt 10 Zweigstellen, angefangen bei der Bioland Gärtnerei, über Café und Bistro bis hin zu den grossen Werkstätten. Dazu gehört der wichtige Bereich der Parkettherstellung.

Hauptziel ist es, jeden behinderten Menschen in einer Werkstatt soweit zu fordern und zu fördern, dass er auf dem ersten Arbeitsmarkt eingesetzt werden kann. Das gleiche Ziel gilt für die Wohnstätten. Der Bewohner soll dort soweit gefördert werden, dass er später eigenständig wohnen kann. Es gelingt uns jedes Jahr einige Bewohner zu vermitteln. Darauf sind dann alle sehr stolz.

Ich selbst habe im Jahr 1997 angefangen. Als Zivildienstleistender. Ich habe dann schnell gemerkt, dass es Spaß macht mit diesen Menschen zu arbeiten, weil man direkte Reaktionen bekommt, echte Dankbarkeit. Anschliessend wurde eine Stelle in der Verwaltung frei und ich habe immer mehr Aufgaben übernommen. Seit 2012 verantworte ich die Leitung der Verwaltung.

Wie haben sich die Anforderungen an die IT-Struktur im Laufe der Jahre bei Peene verändert? Welchen Wettbewerbsbedingungen oder branchenspezifischen Anforderungen müssen Sie sich täglich stellen?

Ende der 90-er Jahre war die IT-Struktur, wie überall, noch recht übersichtlich. In der Verwaltung gab es einen Windows NT Server mit 5 Workstations. Das war es dann auch mit der IT-Struktur.

Zur Wende haben wir uns eine Partnerwerkstatt im Westen gesucht, die uns bei vielen Fragen mit Rat und Tat zur Seite stand. Sie modernisierten gerade ihre IT und überließen uns ihre alte Datentechnik kostenlos. Damit fingen wir an. Heute arbeiten wir sehr vernetzt und haben 10 Standorte, 25 virtuelle Server und rund 90 Workstations.

Das große Problem ist allerdings noch der Internetausbau in dieser Region, was sich auch in den täglichen Herausforderungen niederschlägt. Das Netzwerk technisch stabil zu halten ist ein entscheidender Faktor. Zusätzlich gibt es neue Herausforderungen, bedingt durch Corona. Die Arbeitsweise und der Umgang der Kollegen mit den Menschen mit Behinderungen (bei uns Beschäftigte genannt) haben sich geändert. Mitarbeiter rufen die Beschäftigten, die nicht in die Einrichtung kommen können, zu Hause an, schicken Aufgaben mit der Post, versuchen den Beschäftigten mit telefonischem Rat zur Seite zu stehen.

Sie arbeiten seit vielen Jahren mit Dynamics AX. Was spricht für die Lösung?

Für ein Unternehmen ist es immer wichtig in ein ERP System zu investieren. Also, ein zentrales Programm, in dem man die Daten nicht doppelt und dreifach erfassen muss, dass Prozesse automatisiert und die tägliche Arbeit erleichtert. Microsoft Dynamics AX erfüllt diese Punkte und beinhaltet alles in einem System.

Im Zuge der Produktionsübernahme eines Parkettwerks waren wir auf der Suche nach einem System, welches auch den Produktionsbereich einwandfrei abbilden kann. Somit haben wir uns vor vielen Jahren für Axapta 2.5 entschieden – Ganz nebenbei, diese Version läuft immer noch zu Archivzwecken auf einem alten NT Server. – Später erfolgte dann das Update auf AX 2012. Dabei wurde auch die in AX integrierte Finanzbuchhaltung eingeführt. Das war mit viel Aufwand verbunden. Der Start erfolgte auf einem blanken System, ohne Übernahme von Altdaten.

Der Vorteil von Dynamics AX liegt ganz klar in der Möglichkeit, Dinge und Abläufe zu standardisieren und Fehlerquellen zu minimieren.

Wie viele User arbeiten momentan mit der Lösung? Wie ist die Benutzer-Akzeptanz?

Aktuell arbeiten 14 User mit dem System. Die Akzeptanz ist sehr groß, weil beispielsweise in der Produktion alle Informationen direkt vor Ort erfasst werden können. Darüber hinaus wird das System von allen gerne genutzt, weil man die Masken individuell gestalten kann. Zugriffsrechte und Einblicke können gesteuert und nach Rollen oder Funktionen hinterlegt werden.

Auch die Möglichkeit Daten direkt nach Excel zu exportieren trägt zur Nutzerakzeptanz bei. Jeder User findet sich schnell und leicht zurecht. Microsoft Oberflächen sind meistens schon im Vorfeld bekannt.

Welche Vorteile bezogen auf Prozesse, ROI, Schnittstellen haben sich im Laufe der Zeit mit Dynamics AX ergeben?

Heute wird alles ausser der Lohnbuchhaltung und der Beschäftigtenabrechnung und Dokumentation mit Dynamics AX abgewickelt. Aber auch hier werden die relevanten Daten mithilfe einer Schnittstelle eingelesen. Schnittstellen haben generell einen grossen Mehrwert im Programm geschaffen.

Zum Beispiel zum Dokumentenmanagement, Logo DMS. Hier werden Eingangsrechnungen online abgezeichnet und importiert.
Eine zweite Schnittstelle besteht zu dem BI-Tool Evidanza, mit dem Auswertungen noch professioneller erstellt werden können. Das Ergebnis sind dann tagesgenaue automatisierte Daten und Berichte, die zu besseren und schnelleren Entscheidungen führen.

Der Rechnungsversand per E-Mail ist ebenfalls eine Funktion, die intensiv genutzt wird. Hier gab es bei der Einrichtung die Unterstützung von AlfaPeople. Positiv ist insgesamt, dass das System viele Funktionen bietet, die den Arbeitsalltag erleichtern, Zeit sparen und am Ende zu einem hohen ROI führen.

Welche Erwartungen haben Sie an einen Kundenservice bzw. Support? Was ist Ihnen besonders wichtig?

Wir arbeiten seit vielen Jahren erfolgreich mit AlfaPeople zusammen und haben vor allem ein enges Vertrauensverhältnis zu den AlfaPeople Mitarbeitern aufgebaut. Meine Supportanfragen werden je nach Dringlichkeit schnell behandelt und abgewickelt. Es ist so, wie ich es erwarte.

Die AlfaPeople Kollegen kennen unser System und sind sofort in der Lage kompetent zu helfen. Die Mitarbeiter sind schnell verfügbar. Das Microsoft Dynamics Know-How ist immens hoch. Auch was die älteren Versionen angeht. Das ist natürlich für uns ein wichtiges Kriterium und spricht für AlfaPeople.

Welche Bedeutung hat das Thema Digitale Transformation für Peene? Wie gehen Sie mit Zukunftstrends und weiteren Cloud Lösungen um?

Wir sehen die Zukunft ganz klar in der Cloud und werden auch in diese Dinge investieren. Sei es in der Verwaltung, bezogen auf ERP oder weitere Software, als auch in der Betreuung der Bewohner in Form von unterstützenden Arbeitsmitteln. Generell haben wir allerdings noch die Problematik der Internetverbindung. Der Aufbau einer stabilen Leitung ist Grundvorausetzung für diese Dinge und wird noch einige Zeit in Anspruch nehmen.

Wie geht es nun für die Peene Werkstätten weiter? Wie sehen die nächsten Etappenziele aus? Welche weiteren IT-Projekte stehen ins Haus?

Unser Ziel ist es, das Unternehmern IT-technisch weiter auszubauen. Angefangen von Investitionen in weitere User, über Systemumstellung älterer PCs, Dynamics AX auf einen neuen Server bringen, bis hin zu mobilen Endgeräten für Mitarbeiter. Wir möchten alle Informationen immer und überall greifbar haben. Aber wie bereits erwähnt, steht und fällt alles mit der Internetgeschwindigkeit.