Entrevistas Carbogen Amcis

Pirmin Bercher, Jessica Huang e Amy Xue
Dinâmica AX

Entrevista com Pirmin Bercher, chefe de negócios e alinhamento de TI
Jessica Huang, gerente de finanças
Amy Xue, Gerente Comercial

“Eu tinha certeza de que com o AX 2012, nosso conhecimento interno do AX 2012 e nosso parceiro de negócios AlfaPeople Suíça e China, isso não seria nada além de um sucesso.”
Pirmin Bercher

Você pode descrever brevemente o Carbogen Amcis?

Pirmin Bercher: A Carbogen Amcis é uma prestadora de serviços líder na área de desenvolvimento de produtos e processos e na produção comercial de ingredientes ativos para as indústrias farmacêutica e biofarmacêutica. A Carbogen Amcis faz parte do grupo Dishman desde 2006.

Jessica Huang: Em combinação com o grupo Dishman mais amplo, a empresa pode oferecer seus serviços ao mercado global. Na Europa, o grupo tem fábricas na Suíça (Bubendorf, Aarau, Hunzenschwil e Vionnaz), no Reino Unido em Manchester e na França em Riom.
Na Ásia, a Carbogen Amcis administra uma subsidiária em Xangai, China. A empresa-mãe Dishman Carbogen Amcis Limited. opera dois grandes sites perto de Ahmedabad na Índia e outro site em Veenendaal, Holanda.
Qualidade e excelência operacional são fundamentais para o negócio Carbogen Amcis. Instalações de última geração operam sob as atuais Boas Práticas de Fabricação (cGMP). O Carbogen Amcis é inspecionado regularmente pela SwissMedic, a Food and Drug Administration (FDA) dos EUA e a Autoridade de Saúde Francesa (ANSM).

Quantos funcionários a Carbogen Amcis tem?

Hoje a Carbogen Amcis tem aproximadamente 650 funcionários, dos quais cerca de 300 são químicos por formação; cerca de 40 por cento dos quais possuem doutorado em Química.
Também é muito importante para a empresa que a equipe participe regularmente de treinamentos internos e externos para se manter a par das últimas BPF, requisitos de segurança e aprimoramentos tecnológicos.

Você pode também mencionar alguns detalhes sobre sua organização na China?

Jessica Huang: Aprox. 100 funcionários trabalham em nossa suborganização na China. A Carbogen Amcis China consiste em três empresas, e esses 100 funcionários estão espalhados por esses três locais diferentes. Todas as três empresas estão localizadas em Xangai.

Em sua organização na China, você implementou o Dynamics AX com sucesso. Você pode fornecer mais detalhes?

A Carbogen Amcis trabalha com o Dynamics AX há muitos anos. A primeira versão que implementamos foi o Dynamics AX 3.0. Isto foi seguido por várias atualizações. Hoje, temos o Dynamics AX 2012, e podemos dizer com orgulho que esta solução ERP atende aos nossos altos requisitos para um sistema ERP moderno.
Desde recentemente, também implementamos a solução Dynamics AX também em nossa organização chinesa com sucesso. Isso foi possível graças à estreita colaboração entre todas as partes interessadas. Isso inclui Carbogen Amcis Switzerland, Carbogen Amcis China e também nosso parceiro de negócios AlfaPeople com suas equipes da Suíça e China.

Quais eram as expectativas que você tinha?

Pirmin Bercher: Dos projetos anteriores do AX, pensei que a implementação e a coordenação em uma distância e intervalo de tempo tão grande seriam muito complicadas e talvez não o conseguiríamos dentro do prazo. Estou muito feliz que este não foi o caso.

Jessica Huang: Com um sistema que integra fortemente a operação e suporta os negócios, é a ponte entre Xangai e o grupo CGAM, tanto para a prática de negócios quanto para os sistemas de informações financeiras.

Quais foram os maiores problemas/desafios do seu ponto de vista?

Pirmin Bercher: Novos processos para a equipe Swiss AX (“módulo de produção padrão”, “requisições de compra”), que exigiam uma nova maneira de pensar (durante a implementação me perguntaram: “Pirmin, você se lembra, dissemos ‘Vamos configurar este projeto como em CH’, mas agora fazemos as coisas de forma completamente diferente e melhor”).

Não olhar para trás na conhecida solução suíça, estar aberto para o melhor ajuste para Xangai
• Idioma + background cultural
• Diferença horária (6/7 horas à frente para a China)
• Entendendo as necessidades especiais chinesas
• Uma experiência muito boa foi o forte empenho de todo o ERP-Team da CGAM
• Suíça e CGAM-Shanghai e também da AlfaPeople como parceiro de negócios que também possui subsidiária na Suíça e na China
• Conformidade com os regulamentos chineses

Amy Xue: Algumas partes das funções do sistema podem ser mais bem conectadas: da requisição de compra ao pedido, pedido e SO etc. Alguma referência artificial deve ser configurada para vincular as partes relacionadas.
Às vezes, sinto que a falta de configuração geral de custos por trás do serrano torna mais difícil julgar a consequência dos procedimentos comerciais do sistema: ou seja, qual é o possível motivo principal para que as mensagens de erro apareçam no sistema? Como buscar correções de forma proativa, caso haja algum erro de entrada do sistema?
Comparado com outro sistema ERP, o AX não tem flexibilidade para propósitos especiais: algumas funções não fornecem comentários de texto livre óbvios; excluir ou adicionar informações não padronizadas é relativamente mais restrito.

Jessica Huang:

• Aprenda com sua antiga experiência e desista de sua antiga experiência
• Adaptar o procedimento, os regulamentos e a política chinesa local para implementação no AX, tendo em mente a necessidade de trabalhar em uma solução melhor, embora a melhor possa não se encaixar na China

Como você acha que este projeto pode contribuir para tornar o negócio da Carbogen Amcis Shanghai melhor apoiado? E o que você acha que isso vai contribuir para o futuro de toda a família Carbogen Amcis?

Pirmin Bercher: 

Do ponto de vista do grupo, a integração do novo membro da re de toda a família Carbogen Amcis em um sistema ERP comum com o desafio da conta IFRS faz todo o sentido.
Aprendendo com a solução de Xangai e produzindo sinergias com o grupo (o que foi alcançado pelas requisições de compra ainda não utilizadas na Europa, mas que serão implementadas em 2017 na Europa).

Amy Xue: Na verdade, todo o treinamento oferece à minha equipe a chance de repensar o processo atual e onde melhorar. Além da parte técnica, também é uma ótima oportunidade para me permitir fazer uma revisão completa e fazer um brainstorming com minha equipe para novas ideias.
Isso faz com que diferentes departamentos trabalhem juntos para o mesmo objetivo. Vejo melhores conexões entre os colegas.
Sendo um chefe de departamento, este projeto é uma boa maneira de testar o nível de dedicação dos membros da nossa equipe, capacidade de aprendizado, habilidades de comunicação etc. Estou muito orgulhoso de minha equipe por sua dedicação, trabalho duro, criatividade, organização e habilidades de comunicação como as habilidades de coaching que demonstraram durante este projeto. É uma experiência muito positiva para mim, bem como para melhorar ainda mais em vários aspectos das minhas habilidades profissionais. A ligação dentro da minha equipe é muito mais forte. Também expande meu conhecimento em algumas áreas que geralmente me interessam: controle de BPF, produção, finanças, compliance etc. Nunca vejo meu departamento como uma ilha isolada. Todas as funções do departamento estão conectadas entre si de maneiras diferentes. O AX me ajuda a ter uma visão geral e um entendimento mais profundo sobre isso.

Jessica Huang: Implementação de requisição de compra para substituir o procedimento de aprovação de papel do escritório de Xangai, o que torna o fluxo de informações mais claro, mais concentrado e transparente, as contas, dimensões juntamente com objetos (item M&S), definindo atrás para liberar a equipe financeira do lançamento GL.

Fatores chave de sucesso:

Pirmin Bercher: As reuniões presenciais de 3 x 2 semanas com toda a equipe na Suíça e na China trouxeram um grande benefício para entender os processos e ajudar a construir um relacionamento pessoal (o que talvez seja ainda mais importante em um projeto como este do que os detalhes técnicos); essas reuniões nos permitiram realizar discussões fáceis e abertas por telecons / Skype para reuniões de negócios posteriormente.

Jessica Huang:

• Conheça o AX e adote o procedimento
• Tolerante a falhas, nenhum erro não é analisável

Solução e módulo AX

Pirmin Bercher: 

Na China, implementamos o Dynamics AX 2012 de acordo com a solução CGAM-Suíça.
Ele contém os seguintes módulos: contas a pagar, receber, razão geral, RH, estoque e armazém, produção, gerenciamento de projetos (CDR), gerenciamento de caixa e banco, compras e compras, vendas e marketing e a solução comprovada da AlfaPeople Switzerland denominada AXFire.

Você também implementa o AXFire na China. Qual é o benefício para o CGAM?

Pirmin Bercher: 

Implementamos a solução AXFire em nossa organização suíça há aproximadamente um ano. Reconhecemos muito rapidamente o potencial e os benefícios desta solução. Agora podemos criar e personalizar nossos relatórios existentes do Dynamics AX por conta própria. Não precisamos ter um desenvolvedor que possa fazer isso nos relatórios do Dynamics AX SSRS. Com o AXFire, podemos fazer isso muito facilmente usando o modelo do Microsoft Word.
Graças ao AXFire, podemos aumentar nossa produtividade e reduzir custos ao mesmo tempo. Esta é uma ferramenta muito boa para gerar valor adicional.

Duração

Jessica Huang: Todo o projeto foi concluído em 6 meses! Iniciamos a implementação da Solução ERP no início de julho de 2016 e pudemos finalizar o processo em 31 de dezembro de 2016.
A partir do novo ano de 2017, pudemos iniciar nosso Go-Live com nossa nova solução ERP Dynamics AX 2012.
Estamos muito orgulhosos deste desempenho, e quero aproveitar a oportunidade para agradecer a todas as partes envolvidas.

Revendo o projeto e analisando o desempenho alcançado, o que diria em geral?

Pirmin Bercher: Eu tinha certeza de que com o AX 2012, nosso conhecimento interno do AX 2012 e nosso parceiro de negócios AlfaPeople Suíça e China, isso não seria nada mais do que um sucesso.

Any Xue: Mais uma vez, muito obrigado por todo o apoio que recebemos da Suíça. Sem sua contribuição sem esforço, eu nunca teria gostado desta jornada. Você esteve lá, não importa quantos pequenos problemas tenham surgido até agora.