Entrevista com Juan Carlos Forero

CFO da Data Tools
Dinâmica AX

Data Tools é uma empresa colombiana que está no mercado há 21 anos e é uma empresa de BPO e ITO que opera os processos de negócios de seus clientes com soluções baseadas em tecnologia e uma equipe humana especializada. Está presente em vários países da América Latina, entre outros no Equador e Peru.

“Um dos motivos para escolher a AlfaPeople foi a questão da localização, pois nos permitiu entender melhor a ferramenta e a localização, com melhor suporte e também poder planejar a implantação de nossas filiais no exterior.”

Qual era a situação da empresa antes de aprovar a implementação do Dynamics AX?

Estamos implementando o Microsoft Dynamics AX há cerca de 3 anos e tivemos algumas dificuldades porque não estávamos tirando o máximo proveito do software. Tínhamos uma subutilização da nossa ferramenta ERP no dia a dia da empresa e precisávamos ter as informações de melhor qualidade para tomar decisões.

Quais foram os objetivos com a implementação do Dynamics AX?

Os objetivos para a implementação do Microsoft Dynamics AX foram melhorar a utilização do nosso ERP, obter melhores relatórios, melhores oportunidades ou uma maior oportunidade nos relatórios de entrega de relatórios, bem como uma maior utilização da ferramenta globalmente dentro da empresa.

Quais eram as necessidades da empresa?

As necessidades da empresa estão basicamente focadas ou principalmente estão em oportunidade e qualidade da informação. Eles estão principalmente nas áreas de finanças e administração para que possamos ter informações sobre todos os projetos para todas as áreas envolvidas.

Quais são os benefícios que o Dynamics AX trouxe para o Data Tools?

Houve vários benefícios com a implementação do Dynamics AX. No início houve uma atualização da nossa versão de localização, o que nos permitiu ter melhorias em toda a parte de cálculo de impostos e na geração de documentos para terceiros, por exemplo, certidões de retenção na fonte. Além disso, houve uma otimização de todos os nossos procedimentos contábeis e de tesouraria com maiores relatórios e melhores oportunidades a partir dos relatórios que poderiam ser entregues a outras áreas da empresa.

Quais são os benefícios que o Dynamics AX trouxe para o Data Tools?

O plano de ação para melhorar a nossa utilização do ERP foi inicialmente contactar vários fornecedores, vários parceiros Dynamics e entre estes estava a AlfaPeople. Nós a selecionamos após fazermos uma avaliação do estado do ERP, e ela nos mostrou todos os benefícios da nossa ferramenta e a subutilização que estávamos fazendo dela.

Qual é o maior desafio que a Data Tools enfrentou nos processos de melhoria e suporte do Dynamics AX?

O maior desafio que tivemos foi envolver todas as pessoas que precisavam participar dessa implementação, nessa melhoria, pois embora alguns processos já estivessem sendo realizados, eles precisavam ser alterados e as informações precisavam ser coletadas. No início, as pessoas estavam um pouco relutantes, mas depois começaram a participar e colaborar com a melhoria do nosso ERP.

Como tem sido a sua experiência com a AlfaPeople em termos de suporte prestado?

A experiência com a AlfaPeople tem sido muito boa, tivemos tempos de resposta muito curtos e todo o processo desde o início foi ideal e adequado ao tempo previsto.

Um dos motivos para optar pela AlfaPeople foi a questão da localização, pois nos permitiu conhecer melhor a ferramenta e a localização, com melhor suporte e também poder planejar a implantação de nossas filiais no exterior.

Quais problemas o AlfaPeople resolveu com sua avaliação da implementação do Dynamics AX que você teve?

Os problemas que a AlfaPeople resolveu com a sua avaliação foram vários: na contabilidade, resolvemos várias questões, com questões fiscais atualizamos os cálculos de impostos que haviam mudado com a última reforma tributária, e conseguimos melhorar os tempos de obtenção de relatórios para terceiros . Além disso, outro processo que melhoramos foi a mídia magnética, na tesouraria também melhoramos a carga dos arquivos flat dos bancos, além de haver melhorias no workflow de autorizações.

Que outros aspectos foram corrigidos com a avaliação?

Mudamos todo o processo de arquivo que costumávamos manipular no Excel; agora tratamos diretamente no Dynamics AX, e em toda a parte de ativos fixos também melhoramos no controle de arquivos, rastreamento de ativos e em toda a área de reporting. Isso tem sido o principal. Também tivemos uma melhora com o treinamento que eles nos deram para ter acesso aos cubos de dados, aos KPIs, toda a parte do roll center e configuração e parametrização do usuário.

Qual área do seu negócio foi mais beneficiada e por quê?

A área mais beneficiada é a financeira, principalmente porque foi a que recebeu mais ênfase na avaliação devido às melhorias que exigimos e em toda a parte contábil e de tesouraria. Mas, como você sabe, a área financeira impacta toda a empresa ao obter os resultados das operações financeiras de forma mais rápida e confiável.