Entrevista com Carlos Cataño Trejos

Gerente de TI
Dinâmica AX

A Industria Licorera de Caldas é uma empresa industrial e comercial que pertence ao estado colombiano e é especializada na produção e comercialização de bebidas alcoólicas e espirituosas com um portfólio composto por Rum, Brandy, Whisky Cream. Possui pontos de venda na parte alta do território colombiano e em 5 países através de uma rede de revendedores autorizados.

Qual era a situação da empresa antes de implementar o Dynamics AX?

A situação atual do nosso setor de bebidas antes da implantação do ERP era baseada no gerenciamento das informações oriundas de seus processos administrativos, técnicos, comerciais e financeiros por meio de softwares obsoletos de 20 anos, que suportavam suas operações em arquivos indexados e não suportavam a tomada de decisão adequada .

Quais objetivos você teve ao implementar o Dynamics AX?

Fundamentalmente, com a implementação do novo sistema de informação Microsoft Dynamics AX queríamos ter mecanismos de TI modernos: cubos, business intelligence, consultas, respostas rápidas para suportar a movimentação da organização.

Quais eram as necessidades da empresa?

As necessidades da Indústria de Bebidas de Caldas relacionadas a questões de informação eram basicamente três.

• Integridade das informações
•Segurança das informações
•Disponibilidade de informações, que são os pilares da segurança informática
Atender a essas três necessidades era necessário para ser incluído em uma única solução e, nesse momento, decidimos após um árduo processo de seleção de ERP escolher o Microsoft Dynamics AX.

Quais funcionalidades da solução estão relacionadas às suas necessidades?

As funcionalidades da solução em relação às necessidades são basicamente: informação online desde que usávamos uma aplicação, embora modular, não era integrada, ou seja, a informação não passava de um módulo para outro. Muitas vezes, tivemos que gerar interfaces manualmente, para refletir as informações dos estoques à contabilidade ou da produção à contabilidade. E os processos manuais são complicados.

Agora as coisas mudaram: a informação está online e desde que você inicia uma operação e entra, a informação é refletida em toda a aplicação, isso é o interessante desses sistemas modernos.

Como a implementação influenciou a empresa no curto e longo prazo?

A implementação influenciou em muitas situações, fundamentalmente em ver a organização como um projeto. A Licor de Caldas é uma empresa industrial, comercial mas estatal, e neste caso, a primeira mudança não foi apenas instalar uma aplicação, foi instalar toda uma plataforma baseada numa metodologia, baseada num projecto. Isso nos obrigou a pensar em equipe, a rever processos, a sentir que as coisas podem ser feitas melhor, a adotar melhores práticas, ou seja, nos obrigou a nos estruturar melhor e por isso foi tão exigente.

Quais benefícios a solução trouxe para sua empresa?

Os benefícios obtidos pela Indústria de Bebidas de Caldas com a implantação do projeto foram vários.

A princípio, todos os itens relacionados ao orçamento público. A aplicação anterior não possuía módulo de orçamento público, e o orçamento era simulado pela contabilidade. Agora não. Agora temos um módulo de orçamento completo, inclusive anexado a um aplicativo de terceiros, pelo qual utilizamos toda a gestão documental incluindo compras e contratações.

Então esse foi um dos benefícios fundamentais.

O outro benefício está relacionado aos custos. Agora sabemos, desde o momento em que você lança uma ordem de produção, que você tem certeza dos custos que está produzindo. Isso é bom para a organização. Além disso, o imediatismo dos relatórios, fechamentos contábeis. Isto tem sido muito significativo para a nossa empresa Licorera de Caldas.

Após a implementação, conte-nos sobre sua experiência com o Dynamics AX.

Após a implementação da plataforma Microsoft Dynamics AX, a experiência tem sido realmente satisfatória, principalmente vendo rodar a lógica do negócio na nova plataforma. Tem sido tempos surpreendentes, todo o nosso esforço dos madrugadores, das tardes, já está configurado em um produto, em algo tangível, algo que fizemos a partir de uma parametrização e é realmente reconfortante.

Conte-nos sobre sua experiência com a AlfaPeople.

A experiência com o integrador foi muito funcional, fácil, muito enriquecedora: Apesar de eles saberem muito sobre projetos de implantação, nós sabemos muito sobre licores, então fizemos um match para atingir nossos objetivos.

Qual área do seu negócio foi mais beneficiada e por quê?

Entre as áreas que mais se beneficiaram com a implementação, poderíamos estar falando de entendimento do cliente, relacionamento com o cliente, neste caso com nossos distribuidores para que eles possam fazer suas pré-encomendas, seus pedidos, eles possam ver o que temos em armazéns, isso é muito significativo para eles. Então temos a produção, porque sabemos imediatamente quanto nos custa produzir o que estamos produzindo, então tem sido muito benéfico para a nossa organização; e, por último, a gestão financeira, porque é uma aplicação em que a informação está online, pelo que o trabalho realizado nos diferentes módulos resulta em contabilidade, e que se traduz em demonstrações financeiras em tempo útil.

Você poderia quantificar em dinheiro suas economias de custos/despesas após a implementação da solução?

Os custos ou o investimento no projeto, eu diria que temos algumas despesas ou investimento fixo no início, mas até agora estamos estabilizando a aplicação e demoraria um pouco para saber quanto dinheiro vamos economizar com a implementação.