AACD

Dynamics 365
Vendas, Atendimento ao cliente

“Toda a captação era decentralizada, onde cada área possuía sua própria base de contatos e históricos de captação, o que tornava difícil a tarefa de identificação dos canais por onde um determinado doador havia passado.”

Necessidades do negócio

Fundada em 1950, a AACD – Associação de Assistência à Criança Deficiente – é uma instituição privada e sem fins lucrativos. Referência no tratamento de pessoas com deficiência física (PcD) de alta complexidade, tornou–se um núcleo de excelência para médicos, terapeutas e professores e conta hoje com cerca de 2.000 colaboradores e 1.700 voluntários.

Para realizar cerca de 1 milhão de atendimentos por ano em suas 12 unidades distribuídas pelo País, a AACD conta com uma equipe multidisciplinar que atua em quatro grandes áreas: Centro de Reabilitação, composto por clínicas especializadas para cada tipo de deficiência física; AACD Hospital, para realização de cirurgias; Oficina Ortopédica, responsável pela fabricação de próteses, órteses e acessórios ortopédicos; e o setor Escolar, que viabiliza a inclusão social dos pacientes que não têm acesso à rede regular de ensino.

Além disso, a Instituição possui a AACD Diagnóstico, o Centro Médico, o Centro Terapia e a área de Pesquisas, que complementam a infraestrutura, garantindo qualidade e excelência também para os usuários provenientes de convênio ou particular.

Para manter essa estrutura, o orçamento da AACD é composto pela receita gerada a partir de parcerias, venda de produtos em bazares, doações de pessoas físicas e jurídicas, arrecadações no Teleton, da AACD Hospital, de atendimentos realizados via SUS, de exames particulares e por meio de convênios, além do licenciamento de itens com a marca da AACD.

A Microsoft fez a doação de licenças do Dynamics 365 para a AACD. A AlfaPeople ficou encarregada da implantação do sistema para a associação, sendo doadas centenas de horas de consultoria para o sucesso do projeto. O projeto consiste na unificação da operação das áreas de Captação de Recursos em um único sistema, gerando uma base sólida de Mantenedores (pessoas doadoras físicas e jurídicas), onde é possível ter o histórico centralizado das interações de cada área com os mesmos, ampliando sua captação de recursos e oferecendo bem-estar para mais crianças. Para o sucesso na implantação, a AlfaPeople utilizou seu método de condução de projetos com controle das etapas, gestão das mudanças, melhores práticas e avaliação de riscos.Ler mais

Toda a captação era decentralizada, onde cada área possuía sua própria base de contatos e históricos de captação, o que tornava difícil a tarefa de identificação dos canais por onde um determinado doador havia passado e, em alguns casos, gerando abordagens redundantes no processo.

A AACD estava em busca de um sistema de relacionamento para centralizar as bases de dados, organizar o cadastro de Mantenedores, históricos de doação e gerar uma visão 360 graus com as interações realizadas e a consolidação do montante captado por doador e área responsável.

Alguns recursos adicionais da Plataforma Microsoft 365 deveriam apoiar outras demandas da AACD, com destaque para a ferramenta de workflows e alertas, que traria a automação de tarefas para dentro do processo de captação. A funcionalidade de Dashboards era aguardada com ansiedade, pois assim passariam a contar com uma visão mais precisa e on-line dos resultados por canal de captação e área responsável.

Maximizar o trabalho dos colaboradores e voluntários era outra necessidade importante para a AACD. Contar com um sistema integrado, de fácil navegação, intuitivo e flexível era a base para a ampliação da captação de recursos financeiros.

O principal desafio enfrentado na implantação foi o de mobilizar a equipe do projeto. Do lado AACD, o quadro reduzido de colaboradores e as várias atividades do dia a dia foram os principais ofensores. Do lado AlfaPeople, além das horas oferecidas sem custo pela empresa, foi feita uma campanha interna estimulando profissionais a doarem, fora de seu horário de trabalho, horas adicionais ao projeto.

Solução

A AACD usou o Microsoft Dynamics 365 para: centralizar as bases de Mantenedores para todas as áreas de captação, melhorar a gestão de relacionamento com Mantenedores, disparar campanhas de e-mails marketing para busca de novos recursos e geração de relatórios e dashboards para acompanhamento operacional e estratégico.

Vários indicadores foram obtidos, com destaque para os resumos de captação por Mantenedor. Com o módulo de campanhas do Dynamics, a AACD promove a identificação e captação de novos Mantenedores, ampliando as doações. As solicitações dos Mantenedores têm atenção especial com o módulo de Serviços, onde todas as solicitações, como por exemplo, emissão de segunda via do boleto, são registradas e atendidas. O módulo de vendas facilita a gestão dos Mantenedores, cuidando de atividades como emissão de boletos, baixas e controles. A AACD tem obtido bons resultados com o uso da plataforma Microsoft Dynamics 365. O uso da plataforma irá agregar muito valor também para os bazares, voluntariados entre outros departamentos da AACD enriquecendo ainda mais a base de dados e centralizando as informações em um único banco de dados.

Benefícios

Unificação da base de dados das áreas de captação

Possibilitando uma visão 360 do montante de captação por área de captação e segmento, tanto pessoal física como jurídica.

Visibilidade de históricos e de ações de campanha

As respostas das campanhas servem como indicadores da performance da campanha para continuidade da mesma, como tomada de decisão para futuras campanhas, as respostas de campanha positivas tornam se recursos de captação para a AACD.

Agilidade nos processos internos

Com as funcionalidades nativas do Microsoft Dynamics 365 a equipe da AACD ganhou agilidade nos processos internos e sinergia entre as áreas. Para a AACD isso significa a perpetuação e ampliação de suas atividades, trazendo mais famílias e crianças que precisam deste apoio e competência técnica.

Histórias de Sucesso de Clientes

Veja todas